業務効率化は、自身の業務の見直しから

年々深刻化している人手不足。

企業における「人手不足」とは、業務を行う上で必要な人材が集まらなず、業務に支障をきたしている状態といえるでしょう。

「必要な人材」という言葉は、単に頭数が足りない場合もあれば、必要なスキルセットを保持した人材が足りないという場合もあります。

両者は意味が異なります。例えば、前者は、誰でも容易にできる仕事で人数が必要になるが足りないことが考えられます。後者は、AIやデータサイエンティストといった高度なスキルが必要になる人材が足りないことが考えられます。

この人手不足の問題を乗り越える鍵は、私たちの日常業務の中に隠されているのかもしれません。

今日は、その中でもデスクワークの「効率化」を実現するためのアプローチについて考えてみたいと思います。

日々の業務を見直しすることで、業務の「質の向上」と「時間の節約」を両立させる方法を考えていきましょう。

データ化できているか

効率的に業務を行うにはデータ化できていることが重要です。

Excelなどのアプリケーションを使って業務をする場合、扱う情報がデータ化されていると関数やプログラムで処理することができます。

単に電子データになっているのではなく、「構造化データ」として整理すると良いでしょう。

列、行がまとまりのある情報をもつデータは、関数やプログラムで処理することが容易なので効率化が図れます

PC操作で手軽な効率化は、ショートカットキーを使うことです。

コピー、ペースト、元に戻る等、基本的な操作やよく使う操作はショートカットキーを使いましょう。アプリケーションごとに設定することができる場合もあるので確認しましょう。

筆者は、業務ではExcelやGoogleのスプレッドシートをよく使います。
データ集計やプロジェクト管理をする上で、関数はよく利用します。基本的な関数は暗記して、セルに手入力で入力できるようにしましょう。

特に、Excelではダイアログボックスから関数を選択して入力する方法が見受けられます。決して間違いではないのですが、関数の文法が覚えられないですし、複数の関数を組み合わせて使うことが難しくなります。

ルーティンで毎回同じ作業が必要となる業務もあります。そのような業務は自動化を検討しましょう。

マクロ機能を使うことでExcelやスプレッドシートの作業を自動で行うことができます。

VBA(Visual Basic for Applications)やGAS（Google Apps Script）といったプログラミング言語を使うことで、より複雑な作業も自動化することができます。

業務効率化を図るには、業務を見直すことが重要です。
ショートカットや関数を使うよりも、効果は大きいです。

その業務をやめる事ができないか、他の業務・手順と統合することができないか、順番を入れ替えることができないか、簡素化することができないか。

これは「ECRS（イクルス）の法則」と呼ばれ、この順番を検証することで無駄な作業を排除し、業務の効率化を図ることができます。

業務を見直しを図るためには、業務の見える化が必要になります。
業務フロー図を書くことで、業務の流れが可視化され、客観的に把握することができます。

業務フロー図を見ることで、無駄な業務を排除したり、作業を統合、入れ替え、自動化を実施することで効率化を図ります。

業務の効率化は、自身の業務やり方から始めるのがよいでしょう。
ショートカットキーや関数を使うことは意識をするだけですぐに始めることができます。

プログラミングをして自動化したり、業務フローを書いて業務全体を可視化することは、ルールを覚える必要があるため時間がかかるかもしれません。しかし、業務全体を見直しをしたり、一部の作業でも自動化することができれば、より効率化することができます。

私自身、非エンジニアでありながら、VBAやGASを独学で勉強しました。その結果、自身の業務だけでなく、他部署の業務改善の手伝いをすることを経験してきました。

実際に、他部署の業務を確認すると、業務フローがなかったり、ショートカットや関数をうまく利用できていないケースも見られました。

自身の業務・作業を見直すことで効率化が図れるポイントはあるかもしれません。

業務効率化のポイント